Cinq choses qui ralentissent la préparation

La préparation de commandes semble simple : recevoir la commande, aller jusqu’au produit, le mettre dans un carton. Mais si la préparation est lente dans votre entrepôt, ce n’est presque jamais parce que vos préparateurs sont lents. C’est parce que la disposition, les documents ou le processus jouent contre eux. Voici cinq choses qui ajoutent discrètement des minutes à chaque préparation, et que faire pour chacune.

Un ordre de passage qui ignore la disposition de l’entrepôt

La plupart des listes de préparation sont générées dans l’ordre où les articles ont été ajoutés au panier, ou par ordre alphabétique de SKU, ou dans l’ordre qui plaît au système ce jour-là. Aucun ne correspond à la disposition de votre entrepôt. Le préparateur finit par aller à l’allée 3, revenir à l’allée 1, filer à l’allée 9, puis revenir à l’allée 2 — en parcourant trois ou quatre fois le même chemin pour une seule commande.

La solution n’est pas compliquée : triez la liste de préparation par emplacement, pas par SKU ni par ordre de commande. Si vos casiers sont numérotés selon un parcours logique dans l’entrepôt, une liste triée ainsi transforme un zigzag en ligne droite. C’est l’une des choses les plus utiles qu’un système de casiers puisse faire pour vous : dès que chaque produit a un vrai emplacement enregistré, la liste peut suivre l’entrepôt plutôt que le tableur.

Un même produit rangé dans plusieurs casiers

Cela arrive plus souvent qu’on ne l’admet. Un produit est réapprovisionné et il n’y a plus de place à son emplacement habituel, alors un deuxième lot part sur une étagère deux allées plus loin. Personne ne le note. Ce SKU existe désormais à deux endroits, mais un seul est dans la tête de quelqu’un — généralement celle de la personne qui l’y a mis.

Quand un nouveau préparateur reçoit cette commande, il va au seul emplacement qu’il connaît, le trouve vide ou insuffisant, et soit il devine, soit il demande autour de lui, soit il parcourt tout l’entrepôt à la recherche du reste. Multipliez cela par quelques SKU par jour et cela finit par représenter un vrai temps perdu.

La seule vraie solution est d’enregistrer chaque casier où se trouve un produit, pas seulement le « principal », pour que la liste de préparation puisse tous les indiquer. C’est exactement le genre de chose qui s’effondre avec des post-it et des étiquettes d’étagère, et exactement ce que Bins-USA suit par conception : un produit peut avoir plusieurs casiers, et la liste de préparation les connaît tous.

Pas de code-barres, donc tout se fait à l’œil

Si les casiers et les produits n’ont pas de code-barres, la préparation devient un jeu de correspondances : lire le SKU sur la liste, lire l’étiquette sur l’étagère, les comparer caractère par caractère, en espérant ne pas avoir pris un 0 pour un O. C’est lent même quand ça marche, et quand ça ne marche pas, vous expédiez le mauvais article et quelqu’un s’en rend compte trois jours plus tard.

Des codes-barres sur les casiers et les produits transforment cette comparaison en un scan. C’est plus rapide, et cela élimine le type d’erreur précis qui vient d’yeux fatigués lisant des SKU semblables à 16 h. Dès que vous avez un peu de volume, c’est l’une des solutions les moins chères de cette liste par rapport à ce qu’elle fait gagner.

Préparer une commande à la fois au lieu de les regrouper

Si votre entrepôt reçoit dix petites commandes en une heure et qu’un préparateur les traite chacune séparément, cela fait dix passages dans les mêmes allées, souvent devant les mêmes étagères cinq ou six fois. Le regroupement — rassembler les commandes qui partagent des produits ou des emplacements proches et les préparer ensemble — réduit considérablement la marche. Cela demande un peu plus d’organisation en amont (répartir ensuite les articles dans leurs commandes respectives), mais pour quiconque expédie plusieurs commandes par jour, le temps de marche gagné dépasse généralement le temps de tri ajouté.

Le regroupement n’a pas besoin d’être compliqué. Même une règle simple — « regrouper les commandes qui partagent trois SKU ou plus » — capte une bonne partie des gains faciles sans transformer votre processus en casse-tête.

Imprimer la liste de préparation avant que la commande soit vraiment arrêtée

Celle-ci tient moins à l’entrepôt qu’au moment choisi. Si les listes de préparation s’impriment dès qu’une commande arrive, avant que le paiement soit entièrement validé, avant qu’un problème d’adresse soit signalé, avant qu’un client ajoute un deuxième article cinq minutes plus tard, vous finissez par préparer des commandes qui changent, sont annulées ou doivent être réimprimées avec un ajout. Le préparateur fait le trajet deux fois pour une seule commande.

Prévoir un court délai avant l’impression, ou déclencher l’impression sur un changement de statut plutôt qu’à la création de la commande, évite la plupart de ces cas. Cela ne rattrapera pas tout, mais cela stoppe la version la plus courante du problème : préparer, puis préparer de nouveau aussitôt.

Aucune de ces solutions n’oblige à tout refaire. La plupart consistent à mettre à disposition l’information dont le préparateur a besoin — emplacement, quantité, code-barres, lot — au moment où il en a besoin, au lieu de l’obliger à la garder en tête ou à la deviner sur le moment.