Cinque cose che rallentano il prelievo

Il prelievo sembra semplice: prendi l’ordine, vai al prodotto, mettilo in una scatola. Ma se nel tuo magazzino il prelievo è lento, quasi mai è perché i tuoi addetti sono lenti. È perché la disposizione, le carte o il processo lavorano contro di loro. Ecco cinque cose che aggiungono minuti a ogni prelievo senza che nessuno se ne accorga, e cosa fare per ciascuna.

Un ordine di percorso che ignora la disposizione del magazzino

La maggior parte delle liste di prelievo esce nell’ordine in cui gli articoli sono stati aggiunti al carrello, o in ordine alfabetico per SKU, o nell’ordine che il sistema preferisce quel giorno. Nessuno corrisponde alla disposizione del tuo magazzino. L’addetto finisce per andare alla corsia 3, tornare alla corsia 1, passare alla corsia 9 e poi tornare alla corsia 2 — rifacendo lo stesso tragitto tre o quattro volte per un solo ordine.

La soluzione non è complicata: ordina la lista di prelievo per ubicazione, non per SKU né per sequenza dell’ordine. Se le ubicazioni seguono un percorso logico nel magazzino, una lista ordinata così trasforma uno zigzag in una linea retta. È una delle cose più utili che un sistema di ubicazioni possa fare per te: quando ogni prodotto ha un’ubicazione reale registrata, la lista può seguire il magazzino invece del foglio di calcolo.

Un prodotto che vive in più ubicazioni contemporaneamente

Succede più spesso di quanto si ammetta. Un prodotto viene rifornito e nel suo posto abituale non c’è spazio, così un secondo lotto finisce su uno scaffale due corsie più in là. Nessuno lo annota. Ora quello SKU esiste in due posti, ma solo uno è nella testa di qualcuno — di solito di chi l’ha messo lì.

Quando un nuovo addetto riceve quell’ordine, va nell’unico posto che conosce, lo trova vuoto o scarso, e o tira a indovinare, o chiede in giro, o gira tutto il magazzino a cercare il resto della merce. Moltiplicalo per qualche SKU al giorno e diventa tempo perso sul serio.

L’unica vera soluzione è registrare ogni ubicazione in cui si trova un prodotto, non solo quella “principale”, così la lista di prelievo può indicarle tutte. È esattamente il genere di cosa che crolla con post-it ed etichette sugli scaffali, ed esattamente ciò che Bins-USA gestisce per come è fatto: un prodotto può avere più di un’ubicazione, e la lista di prelievo le conosce tutte.

Niente codice a barre, quindi tutto a occhio

Se ubicazioni e prodotti non hanno codici a barre, il prelievo diventa un gioco di confronto: leggi lo SKU sulla lista, leggi l’etichetta sullo scaffale, confronta carattere per carattere, sperando di non aver scambiato uno 0 per una O. È lento anche quando funziona, e quando non funziona spedisci l’articolo sbagliato e qualcuno se ne accorge tre giorni dopo.

I codici a barre su ubicazioni e prodotti trasformano quel confronto in una scansione. È più veloce, ed elimina proprio il tipo di errore che nasce da occhi stanchi che leggono SKU simili alle 16. Se hai un minimo di volume, è una delle soluzioni più economiche di questa lista rispetto a quanto fa risparmiare.

Prelevare un ordine alla volta invece di raggrupparli

Se il tuo magazzino riceve dieci piccoli ordini in un’ora e un addetto li prepara uno per uno, sono dieci giri nelle stesse corsie, spesso passando davanti agli stessi scaffali cinque o sei volte. Il prelievo per lotti — raggruppare gli ordini che condividono prodotti o ubicazioni vicine e prelevarli insieme — riduce drasticamente i passi. Richiede un po’ più di organizzazione all’inizio (smistare poi gli articoli nei rispettivi ordini), ma per chi spedisce più ordini al giorno il tempo di cammino risparmiato di solito supera il tempo di smistamento aggiunto.

Il prelievo per lotti non deve essere complicato. Anche una regola semplice — “unire gli ordini che condividono tre o più SKU” — coglie gran parte dei vantaggi facili senza trasformare il processo in un rompicapo.

Stampare la lista di prelievo prima che l’ordine sia davvero definitivo

Questo riguarda meno il magazzino e più i tempi. Se le liste di prelievo si stampano appena arriva un ordine, prima che il pagamento sia confermato del tutto, prima che emerga un problema di indirizzo, prima che il cliente aggiunga un secondo articolo cinque minuti dopo, finisci per preparare ordini che cambiano, vengono annullati o vanno ristampati con un’aggiunta. L’addetto fa il giro due volte per un solo ordine.

Prevedere una breve attesa prima della stampa, o far partire la stampa da un cambio di stato invece che dalla creazione dell’ordine, evita la maggior parte di questi casi. Non li intercetta tutti, ma ferma la versione più comune del problema: prelevare e, subito dopo, prelevare di nuovo.

Nessuna di queste soluzioni richiede di stravolgere il processo. Quasi tutte consistono nel rendere disponibili le informazioni che servono all’addetto — ubicazione, quantità, codice a barre, lotto — nel momento in cui servono, invece di costringerlo a tenerle a mente o a improvvisare.