一日休まずにできる循環棚卸

一斉の実地棚卸はつらいものです。倉庫を閉め、ピッキングと入荷から全員を外し、たぶん最初から合っていた物を一日か二日かけて数える。そして三週間後には、その間誰も何も確認しないので、数字はまたずれ始めています。循環棚卸はその代わりになる方法です。少数の棚番を一年中、決まったスケジュールで数えていくので、倉庫を閉める必要がありません。

倉庫全体ではなく、いくつかの棚番を数える

考え方は単純です。年に一、二回の大規模な棚卸の代わりに、倉庫をいくつかに分けて一つずつ数えます。一日に数か所でも、週に一区画でも、人手に合わせて構いません。誰も作業を止めません。ピッキングや入荷の担当者が十五分空いたときに、仕事の合間で数か所を片付けられます。

数か月もすれば、建物の中のすべての棚番が少なくとも一度は数えられ、動きの多い棚番はたいてい複数回数えられます。間違いは、起きてから十一か月後に原因もわからないまま見つかるのではなく、起きた直後に見つかります。しかも一度に触るのは狭い範囲だけなので、問題が見つかっても一日が台無しになることはありません。直して次に進むだけです。

これはスケジュールを本当に守った場合にだけ機能します。「落ち着いたらやろう」は、結局やらないという意味です。他の定期作業と同じように予定に入れましょう。毎朝、最初のピッキングの波の前に二か所。あるいは毎週金曜の午後に通路一本。

どの棚番から始めるか

単純に通路1から順に進めるのではなく、優先順位を付けましょう。

• まずは回転の速い棚番。毎日動くSKUこそ、数が違うと本当に損をするところです。欠品、売り越し、空の棚番の前で立ち尽くす作業者。これらを最も頻繁に数えましょう。
• 過去に問題があった棚番。以前ずれていた場所や、商品が頻繁にピッキングされ詰め直される場所は、奥の動きの遅い棚よりも頻繁に数えましょう。
• 高額な商品。動きが速くなくても、高価な商品がある棚番は定期的に確認する価値があります。間違えたときの金額的な影響が大きいからです。
• 最近、移動・返品・入荷の例外があったもの。間違いが入り込むのは動きがあったときです。商品を入れたばかり、または出したばかりの棚番は、近いうちに数え直す候補として最適です。
• 残りはランダムなサンプリングで。動きが遅く単価の低い在庫は、ローテーションでランダムに選べば十分です。一年間まったく数えられない物がないようにするのが目的です。

たいていの倉庫には簡単なABC分類が合います。A品目（よく売れる物）は毎月、B品目は四半期ごと、C品目は年に一、二回数えます。これにソフトウェアは必要ありません。棚卸日の列がある表計算シートで十分です。ただ、Bins-USAで棚番を管理していれば、循環棚卸とその履歴はピッキングに使うのと同じ棚番とロケーションに最初から結び付いているので、別のリストを管理する必要がありません。

数が合わないときにすること

差異は必ず見つかります。それこそが数える目的です。大きくて原因不明になる前に、小さく新しいうちに見つけるためです。棚番の数がシステムと合わないとき、数字を上書きして次へ進むだけにしないでください。まずはいくつかの手順を踏みます。

• 修正する前に数え直す。「差異」の多くは単なる数え間違いです。ラベルを読み違えた、開封済みの箱を満杯として数えた、何かの陰に隠れた一個を見落とした。別の人がもう一度見れば、すぐにわかります。
• 記録されていない取引を探す。その棚番の最近の入荷、移動、ピッキングを確認しましょう。足りない分が隣の棚番から出てきたり、ピッキングが記録されないまま注文が出荷されていたり、物は動かしたのに入力されていない移動があったりすることがよくあります。
• 数字だけでなく原因を書き留める。なぜ起きたかがわかるなら（ラベルの間違い、違う商品の格納、返品を違う場所に置いた）書き留めましょう。原因の記録を続ければ、在庫が「合わない」ことだけでなく、手順のどこが実際に崩れているのかがわかります。
• 修正して次へ進む。数え直しに自信が持てたら、実態に合わせてシステムを更新し、日付を記録します。間違いだとわかっている数字を、次の一斉棚卸で直るまでシステムに残しておかないでください。
• 繰り返す棚番に注意する。同じ棚番が二回続けてずれているなら、問題はその場所自体にあります。わかりにくいラベル、使いにくいレイアウト、よく似た二つのSKUが隣同士にある、などです。数だけでなく、場所を直しましょう。

ここでスキャンはクリップボードより役に立ちます。バーコードのスキャンで、数えているつもりの棚番と商品を本当に数えていることが確認でき、棚卸の時刻も自動で記録されるので、いつ確認したかを誰かの記憶に頼る必要がありません。

どれも大掛かりな導入は必要ありません。今週五か所の棚番を選んで数え、見つかったことを書き留め、来週また五か所。数か月後には、画面の数字が棚の上の実物と本当に一致する倉庫になっています。それを確かめるために丸一日を失うこともなく。