倉庫スタッフに見せるべきでないもの

現場の共有タブレットは便利です。誰でも手に取って、ピッキングリストを見て、注文を出荷済みにして、次へ進めます。しかし同じ便利さゆえに、誰でも手に取って、前の人が開いたままにしていたものを見られてしまいます。倉庫の現場向けではまったくない画面も含めてです。

これは信頼の問題ではありません。倉庫スタッフのほとんどは、ボルト一箱の利益率になど関心がありません。問題は、見るべきでない画面がワンタップ先にあり、その端末を一番近くにいる人が手に取り、その時に都合のよかったアカウントでログインしたままになっていると何が起きるか、です。

共有端末に残ってしまうもの

わざとではなく、少しずつそうなります。誰かが注文を確認するためにShopifyの管理画面にフルアクセスでログインする。マネージャーが質問に答えるために仕入先の請求書を開き、そのまま席を離れる。誰かが入金を照合していたので入金レポートが開いたままになる。どれも規則違反ではありません。一台のタブレットで五つの仕事をこなせば、自然にそうなるのです。

問題は、倉庫のタブレットがオフィスのパソコンとは違う扱われ方をすることです。カートの上に置かれ、シフトからシフトへ回されます。誰かがスキャンの途中なので、二分で自動ロックされることもありません。だから開いているものは開いたまま、通りかかる誰の目にも触れます。派遣スタッフ、ドックで待つドライバー、初日の新人も含めてです。

原価と利益率は現場の情報ではない

仕入原価、卸価格、利益率を現場から遠ざけておくのには、もっともな理由があります。どれも秘密のための秘密ではありません。

• 倉庫はオフィスより人の入れ替わりが多い傾向があります。価格情報を見る人が少ないほど、誰かが気まずい形で辞めたときのリスクは小さくなります。
• 利益率の数字は、注文を出荷することとは関係のない気まずい会話を生みます。「なんでこれをこんなに高く売っているの？」は、休憩室での建設的な話題ではありません。
• 競合他社や取引先がそのタブレットを目にすることがあれば、原価データこそ持ち帰ってほしくない唯一のものです。

どれも大げさなセキュリティは必要ありません。必要なのは、全員が見ないことを信じるのではなく、ピッキング担当者が使う道具がそもそもその情報を表示できないようにすることです。

入金情報はもっと悪い。単なる「同じ問題の延長」ではない

原価や利益率のデータは機密性があります。入金情報は、それとは種類の違う問題です。銀行への入金、入金スケジュール、決済代行の手数料が表示される画面は、見た人に、いつ、いくらのお金が動いているかを正確に伝えてしまいます。これは「のぞかないでください」で済む状況ではありません。「共有端末に決して表示されてはならない」状況です。

今の運用で、オフィスが経理に使っているのと同じShopifyアカウントに倉庫のタブレットでもログインしているなら、入金情報は、うっかり開いたタブ一つで、次にタブレットを手に取る人に見えてしまう状態です。対策はログアウトを促す付せんではありません。倉庫スタッフに、仕組みとしてそれらの画面を開けないログインを渡すことです。

ピッキング画面だけを渡し、他は何も渡さない

本当の目標はこれです。棚番の場所とピッキングリストが直接開き、それ以外のどこにもつながっていない倉庫用アカウント。「そこは押さないでください」ではなく、そこへ行くボタンがそもそも存在しない状態です。

Bins-USAは、これを別々のユーザー権限で実現しています。ピッキング担当者がログインすると見えるのは、棚番の場所、ピッキングリスト、スキャンで確認する画面。商品を見つけて出荷するのに必要なものだけです。原価の項目、仕入価格、財務レポートは見えません。その権限で開けるものに含まれていないからです。引き出しを開けないでと頼むことと、開く引き出しを渡さないことの違いです。

これで共有タブレットの問題も直接解決します。どのシフトで誰が端末を手に取っても関係ありません。その権限に紐付いたアカウントには倉庫の作業しか表示されないからです。休憩の前に管理画面からログアウトすることを覚えていてもらう必要もありません。ログアウトすべき管理画面がそもそもないのです。

簡単なテスト

倉庫のタブレットを社外の人に渡してみてください。ドライバー、新しい派遣スタッフなど、あなたの環境を知らない人なら誰でも構いません。そして、質問せずに三十秒で何を見つけられるかを見てください。その中に販売価格以外の金額が含まれていたら、他の誰かがそれを見つけて問題になる前に直す価値があります。

現場に必要なものとオフィスが見るものを分けるのは、難しいことではありません。善意に任せるのではなく、ログインの仕組みに組み込んでおけばいいだけです。