하루도 문 닫지 않는 순환 실사

전수 재고 조사는 괴롭습니다. 창고 문을 닫고, 피킹과 입고에서 모두를 빼내고, 아마 처음부터 맞았을 물건들을 하루 이틀 동안 셉니다. 그리고 3주 뒤면 그 사이에 아무도 확인하지 않으니 숫자가 다시 어긋나기 시작합니다. 순환 실사는 그 대안입니다. 정해진 일정에 따라 일 년 내내 소수의 빈만 세기 때문에 문을 닫을 일이 없습니다.

창고 전체가 아니라 몇 개의 빈만 세세요

생각은 단순합니다. 일 년에 한두 번 거대한 실사를 하는 대신, 창고를 여러 조각으로 나눠 한 번에 한 조각씩 셉니다. 하루에 빈 몇 개든, 일주일에 한 구역이든, 인력에 맞추면 됩니다. 아무도 일을 멈추지 않습니다. 피킹이나 입고 담당자가 15분 여유가 생기면 다른 일 사이에 빈 몇 개를 끝낼 수 있습니다.

몇 달이면 건물 안의 모든 빈이 적어도 한 번은 세어지고, 바쁜 빈은 대개 여러 번 세어집니다. 오류가 생기고 열한 달 뒤에 원인도 모른 채 발견하는 대신, 생긴 직후에 잡아냅니다. 게다가 한 번에 좁은 구역만 건드리니 문제가 드러나도 하루 전체가 흐트러지지 않습니다. 고치고 넘어가면 됩니다.

이건 일정을 정말 지킬 때만 효과가 있습니다. “좀 한가해지면 하자”는 결국 안 하겠다는 뜻입니다. 다른 정기 업무처럼 일정표에 넣으세요. 매일 아침 첫 피킹 전에 빈 두 개, 또는 매주 금요일 오후에 통로 하나.

어느 빈부터 시작할까

그냥 1번 통로부터 차례로 하지 마세요. 우선순위를 정하세요.

• 회전이 빠른 빈부터. 매일 움직이는 SKU야말로 수량이 틀리면 정말 손해를 보는 곳입니다. 품절, 초과 판매, 빈 앞에서 멍하니 서 있는 피커. 이런 빈을 가장 자주 세세요.
• 문제가 있었던 빈. 예전에 틀렸던 위치나, 상품이 계속 피킹되고 재포장되는 곳은 안쪽의 회전 느린 선반보다 더 자주 세세요.
• 고가 상품. 빨리 움직이지 않더라도 비싼 상품이 있는 빈은 정기적으로 확인할 가치가 있습니다. 틀렸을 때 금액상 영향이 더 크기 때문입니다.
• 최근 이동, 반품, 입고 예외가 있었던 모든 것. 오류는 움직임이 있을 때 생깁니다. 방금 상품이 들어오거나 나간 빈은 곧 다시 셀 좋은 후보입니다.
• 나머지는 무작위 샘플링. 회전이 느리고 단가가 낮은 재고는 돌아가며 무작위로 고르면 충분합니다. 일 년 내내 한 번도 세지 않는 물건이 없도록 하는 게 목적입니다.

대부분의 창고에는 간단한 ABC 분류가 맞습니다. A 품목(잘 팔리는 상품)은 매달, B 품목은 분기마다, C 품목은 일 년에 한두 번 셉니다. 여기에 소프트웨어는 필요 없습니다. 실사 날짜 열이 있는 스프레드시트면 됩니다. 다만 Bins-USA로 빈을 관리하고 있다면, 순환 실사와 그 기록이 피킹에 쓰는 바로 그 빈과 위치에 이미 연결되어 있으니 별도의 목록을 관리할 필요가 없습니다.

수량이 맞지 않을 때 할 일

차이는 반드시 나옵니다. 그게 세는 이유입니다. 크고 정체불명이 되기 전에, 작고 최근일 때 찾아내려는 것이죠. 빈의 수량이 시스템과 맞지 않을 때 숫자만 덮어쓰고 넘어가지 마세요. 먼저 몇 단계를 거치세요.

• 고치기 전에 다시 세세요. ‘차이’의 상당수는 그냥 잘못 센 것입니다. 라벨을 잘못 읽었거나, 뜯은 상자를 가득 찬 것으로 셌거나, 뒤에 숨은 한 개를 놓쳤거나. 다른 사람이 한 번 더 보면 금방 잡힙니다.
• 기록되지 않은 거래를 찾으세요. 그 빈의 최근 입고, 이동, 피킹을 확인하세요. 모자란 수량이 옆 빈에서 나오거나, 피킹 기록 없이 주문이 발송됐거나, 물건은 옮겼는데 입력하지 않은 이동이 있는 경우가 많습니다.
• 숫자만이 아니라 원인을 적으세요. 왜 그랬는지 알 수 있다면(라벨이 잘못된 빈, 엉뚱한 상품 적치, 반품을 엉뚱한 곳에 둠) 적어 두세요. 원인 기록을 쌓으면 재고가 ‘안 맞는다’는 사실만이 아니라 절차의 어디가 실제로 깨지고 있는지 보입니다.
• 고치고 넘어가세요. 다시 센 결과에 확신이 서면 시스템을 실제에 맞게 고치고 날짜를 적으세요. 틀린 줄 아는 숫자를 다음 전수 조사에서 고쳐지길 기다리며 시스템에 남겨 두지 마세요.
• 반복되는 빈을 주시하세요. 같은 빈이 두 주기 연속으로 틀린다면 문제는 그 위치 자체에 있습니다. 알아보기 힘든 라벨, 불편한 배치, 비슷하게 생긴 SKU 두 개가 나란히 있는 경우 등이죠. 수량만이 아니라 위치를 고치세요.

여기서 스캔은 클립보드보다 도움이 됩니다. 바코드 스캔은 세고 있다고 생각하는 빈과 상품을 실제로 세고 있는지 확인해 주고, 실사 시각도 자동으로 기록하므로 언제 확인했는지를 누군가의 기억에 의존할 필요가 없습니다.

이 중 어느 것도 대대적인 도입이 필요 없습니다. 이번 주에 빈 다섯 개를 골라 세고, 발견한 것을 적고, 다음 주에 다섯 개를 더 하세요. 몇 달 뒤면 화면의 숫자가 선반 위 실물과 정말로 일치하는 창고가 됩니다. 그걸 확인하느라 하루를 통째로 날리는 일 없이요.