De voorraad vinden die niet beweegt

Elk magazijn heeft voorraad die er gewoon ligt. Het is niet beschadigd, geen retour, niet verkeerd geteld — het neemt alleen stilletjes een schap in beslag terwijl niemand ernaar kijkt. Het probleem is dat incourante voorraad zichzelf niet aankondigt. Het ziet er precies zo uit als goede voorraad, totdat je nagaat wanneer het voor het laatst verkocht is.

Waarom incourante voorraad zich zo goed verstopt

Langzaam lopende voorraad valt niet op omdat je blik naar de drukke delen van het magazijn gaat — de vakken waar je elke dag in en uit gaat. Wat niet beweegt, is per definitie wat niemand bezoekt. Je kunt zes maanden langs dezelfde doos lopen zonder hem op te merken, omdat je daarvoor actief naar een afwezigheid moet zoeken, niet naar een aanwezigheid.

Het verstopt zich ook in de cijfers. De totale waarde van je voorraad ziet er op papier prima uit. De doorverkoopsnelheid van je hele assortiment ook, omdat een handvol snellopers een lange staart van langzame lopers kan verbergen. Incourante voorraad is een probleem dat in het gemiddelde uit beeld verdwijnt.

Wat 90 dagen zonder beweging echt kosten

Negentig dagen is voor de meeste kleine retail- en groothandelsbedrijven een redelijke grens — lang genoeg dat een seizoensdip geen vals alarm geeft, kort genoeg om problemen te zien voordat ze groter worden. Zodra iets die grens passeert, kost het je het volgende, ook al staat het nergens op je winst-en-verliesrekening:

• Ruimte. Een vak of schapplek met incourante voorraad is een plek die je niet kunt gebruiken voor iets wat wel zou verkopen. Betaal je per vierkante meter, dan kost die ruimte geld, of hij nu iets oplevert of niet.
• Geld. Geld dat in onverkoopbare voorraad zit, is geld dat niet beschikbaar is voor voorraad die wel zou verkopen. Het zit vast, het is niet weg, maar vastzittend geld is nog steeds geen geld dat je kunt gebruiken.
• Arbeid. Elke cyclustelling, elke herindeling, elke keer dat iemand een schap moet verschuiven om bij iets erachter te komen — incourante voorraad maakt taken stroever die er niets mee te maken hebben.
• Beslissingen. Verouderde voorraadcijfers vertekenen je bestelbeslissingen. Als een systeem of een persoon naar het totaal aantal stuks op voorraad kijkt zonder rekening te houden met wat er echt verkoopt, loop je het risico nieuwe voorraad te bestellen terwijl oude voorraad van hetzelfde of een vergelijkbaar artikel onaangeroerd blijft liggen.

Niets hiervan is op zich dramatisch. Het is het soort kosten dat je in een willekeurige week makkelijk wegwuift, maar dat zich over een jaar opstapelt — en over elke langzaam lopende SKU die je ongemerkt meesleept.

Hoe je het echt vindt

Om te beginnen heb je geen ingewikkeld systeem nodig. Je hebt een gewoonte nodig en een plek om te kijken.

Doe je het handmatig, draai dan een rapport met de laatste verkoopdatum van elke SKU en sorteer van oud naar nieuw. Alles zonder verkoop in 90 dagen gaat op een lijst. Controleer daarna fysiek een steekproef van die lijst op het schap — soms betekent ‘geen verkoop’ dat het artikel echt dood is, en soms dat het verkeerd geteld, verkeerd gelabeld of in een vak gelegd is dat niemand scant.

Gebruik je een systeem dat vaklocaties en bewegingen bijhoudt, dan gaat dit veel sneller, omdat je de laatste activiteit per vak kunt opvragen in plaats van op geheugen of een rondgang te vertrouwen. Hier bewijst Bins-USA zijn waarde: omdat elke pick, ontvangst en verplaatsing op een specifiek vak wordt vastgelegd, zie je in één oogopslag welke plekken al maanden niet zijn aangeraakt, zonder te gokken of door het magazijn te lopen. Zo wordt ‘we zouden dit eens moeten nalopen’ een rapport dat je echt kunt draaien.

Wat te doen als je het gevonden hebt

Incourante voorraad vinden heeft alleen zin als er een beslissing op volgt. Een paar realistische opties:

• Afprijzen en verkopen. Een korting die het vak leegmaakt, is meestal beter dan een vak dat nog een kwartaal vol blijft.
• Bundelen. Langzame lopers verkopen soms prima samen met iets wat wel loopt, vooral als de bundelprijs als een koopje voelt.
• Terugsturen naar de leverancier. Heb je een retour- of terugnameafspraak, dan is dit vaak de netste optie, zelfs met gedeeltelijk verlies.
• Afschrijven. Soms is het eerlijke antwoord dat deze voorraad niet meer tot leven komt, en dat de ruimte in het vak meer waard is dan de hoop op een verkoop.

Wat je ook kiest, doe het volgens een schema — maandelijks of per kwartaal — en niet alleen als je toevallig een vol schap ziet dat niet vol zou moeten zijn.

Incourante voorraad is geen moreel falen en geen teken dat je verkeerd hebt ingekocht. Het is een normaal bijproduct van een magazijn met meer dan een paar SKU’s. De enige fout is er niet naar kijken.