Een pallet ontvangen zonder je middag kwijt te raken

Er komt een pallet binnen, de chauffeur wil een handtekening, en je hebt een stapel dozen die in je systeem voorraad moeten worden voordat iemand ze kan verkopen. Het is verleidelijk om eerst alles te lossen, in het pad te stapelen en het tellen later te doen. Zo verdwijnt meestal een middag.

Tegelijk lossen en registreren

Het snelste ontvangstproces scheidt ‘van de vrachtwagen halen’ niet van ‘in het systeem zetten’. Elke doos die je aanraakt, raak je één keer aan. Van de pallet halen, scannen, in zijn vak zetten, volgende doos. Zet je de pallet neer met het plan later te scannen, dan ga je opnieuw tellen, raden welke doos welke was en controleren tegen een pakbon die al onder de koffievlekken zit.

Bij gemengde pallets is dit nog belangrijker dan bij pallets met één SKU. Een pallet met één product controleer je later makkelijk op het oog. Een pallet met een doos van het ene artikel, een halve doos van een ander en een paar losse stuks van een derde is precies waar fouten ontstaan als je op je geheugen vertrouwt in plaats van gaandeweg te scannen.

Eén vak tegelijk, niet één product tegelijk

Het is logisch om te denken: ‘eerst ruim ik alle schroeven op, dan alle moeren.’ In de praktijk betekent dat meerdere keren door het magazijn lopen en tussen de rondes tussentotalen onthouden. De snellere route is het omgekeerde: kies een vak, zet alles uit deze levering weg wat erin hoort, bevestig het aantal en ga naar het volgende vak.

Dat werkt omdat de meeste binnenkomende pallets al een natuurlijke groepering hebben — hier een doos, daar een ingeseald setje. Stem die groepering af op je vakken in plaats van ertegen te vechten. Komen er 40 stuks van iets in een vak, dan hoef je ze niet alle 40 los te scannen als je systeem een aantal per scan laat vastleggen. Maar je moet het vak en het product wel één keer goed scannen, in plaats van erop te vertrouwen dat je aan het eind van de dag alles nog afstemt.

Wanneer je een nieuw vak labelt

De meeste haperingen bij ontvangst gaan niet over het product — ze gaan over een vak dat nog geen label heeft. Zet je een nieuw schap op, een nieuwe overloopplek, of splits je een overvol vak, label het dan voordat het product erin gaat, niet erna. Een ongelabeld vak waar al product in ligt, is de meest voorkomende reden dat voorraadcijfers gaan afwijken: iemand legt iets ‘tijdelijk’ weg en drie weken later ligt het er nog, onzichtbaar voor het systeem.

• Nieuw vak, nieuwe plek: eerst het label, altijd. Het kost dertig seconden en voorkomt later een mysterieuze stapel.
• Bestaand vak, zelfde product: geen nieuw label nodig, gewoon scannen en bij het aantal optellen.
• Bestaand vak, nieuw product dat de ruimte deelt: hier slaan mensen het labelen over omdat het ‘al gelabeld is’. Hernoem of vul het label aan zodat het laat zien wat er nu echt in zit, anders open je dat vak over een maand en weet je niet waarom er twee SKU’s in liggen.

Met Bins-USA kost het printen van een label voor een nieuw vak en het in het systeem scannen ongeveer even veel tijd als het met de hand op een stukje tape schrijven — alleen kun je het later terugzoeken, en is het direct gekoppeld aan de picklijsten en cyclustellingen die je daarna doet.

Laat de pakbon niet het enige bewijs zijn

Een pakbon vertelt je wat er op de pallet had moeten staan. Hij vertelt niet waar het allemaal is gebleven. Is je enige vastlegging van de ontvangst een getekende pakbon in een map, dan heb je de transactie vastgelegd maar niet de plek — wie het product daarna zoekt, begint bij nul. Scannen tijdens het lossen lost beide problemen in één beweging op: je bevestigt dat de levering klopt met de pakbon en legt precies vast welk vak wat bevat, zonder tweede ronde.

Hier worden ook tekorten en overschotten vroeg opgemerkt. Ontbreekt er een doos of klopt een aantal niet, dan merk je het terwijl de pallet nog voor je staat en de chauffeur er nog is — niet drie weken later, als iemand de laatste doos niet kan vinden van iets dat nooit echt geleverd is.

De middag die je niet kwijt wilt

De ontvangst die een hele middag opslokt, is die waarbij lossen, tellen en invoeren drie aparte rondes zijn, vaak op drie verschillende dagen. De ontvangst die een uur duurt, is die waarbij alles in één ronde gebeurt: doos lossen, in zijn vak scannen, door. Het is niet sneller door een bijzondere truc — het is sneller omdat je het werk niet twee keer doet.